De weg die cliënten afleggen door je instelling begint bij de voordeur. Hoe digitaal is die?

Hoe je de voordeur digitaal maakt

Als je veel met ehealth bezig bent heb je de term misschien al wel gehoord: ‘de digitale voordeur’. Er wordt namelijk al veel over gesproken, niet in de laatste plaats door ons van Minddistrict. Maar wat ís het nu precies? Hoe maak je je voordeur digitaler - en waarom zou je dat doen?

Door de voordeur

Heel grofweg kun je ‘de voordeur’ zien als de stappen die iemand doorloopt totdat de daadwerkelijke behandeling of begeleiding begint. De voordeur is de plek waar mensen aanbellen, waar je open doet, waar je mensen verwelkomt en ze binnenlaat, eventueel een jas aanneemt, en dan verder het huis of gebouw inleidt. De digitale voordeur is waar dit online gebeurt.

illustratie van een persoon die een deur instapt die eruit ziet als een telefoon - een digitale voordeur dus

Ok, tot zover is het een leuke analogie. Maar wat betekent het concreet? We nemen je een stapje dieper mee door de cliëntreis.

Hulp zoeken en toegangspunten

Stel, je gaat ergens heen waar je nog niet eerder geweest bent. Wat doe je dan als eerst? Waarschijnlijk zoek je het adres op in je navigatie en je gaat op pad.

Mensen die hulp willen vinden, doen eigenlijk hetzelfde. Ze zoeken op waar ze heen moeten. En ze zoeken toegang: waar meld ik me aan? Deze stappen kun je heel goed ook digitaal inrichten of ondersteunen.

Pre-screening kun je bijvoorbeeld al online zelfhulp of een relevante vragenlijst aan te bieden via je website, waarna mensen zich direct kunnen aanmelden. Of je kunt alvast informatie geven over hoe jullie blended zorgtrajecten eruitzien.

Na aanmelding bij de organisatie geef je iemand direct toegang tot het cliëntportaal. Daar hebben mensen transparant inzicht in hun gegevens. En voor medewerkers maak je het proces soepel door te synchroniseren met het EPD: zo hoeven handelingen niet herhaald te worden.

Screening en intake

De digitale voordeur stopt voor cliënten niet bij toegang krijgen. Want er zijn nog meer etappes af te leggen voor een behandeling start.

Er zijn waarschijnlijk vragenlijsten om in te vullen. En er wordt een intake gepland. Deze stappen kunnen volledig of deels online worden ingericht. Het is alleen maar logisch om screening en vragenlijsten online aan te bieden. Kan dat niet in Minddistrict, dan kan de online vragenlijst wel gekoppeld worden, en vind je alle uitslagen terug in het epd.

De intake is een belangrijk moment. Niet alleen voor de instelling, maar vooral ook voor de cliënt. Dit is het moment waarop je bespreekt wat de klachten zijn, hoe ze doorwerken in het dagelijks leven. Het is ook het moment waarop mensen kunnen aangeven wat hun verwachtingen zijn van de behandeling.

Een intake kan een spannend moment zijn voor mensen. Voorbereiding kan helpen.

Zo’n gesprek is niet per se gemakkelijk om te voeren. Dus hoe fijn is het voor je cliënt als die zich hierop heeft kunnen voorbereiden? Als ze vragen al gezien en/of beantwoord hebben, bijvoorbeeld met de module ‘Je probleem in kaart’. En als jij als hulpverlener al inzicht hebt in de zorgen of vragen, maakt dat het voor jou ook gemakkelijker om het gesprek te voeren.

Dat gesprek kan natuurlijk face to face plaatsvinden. Maar als je het via videobellen voert, kan het misschien wel sneller ingepland worden. Omdat niet iedereen op dezelfde locatie hoeft te zijn. Omdat alle partijen dan net iets flexibeler zijn. En dat scheelt dan weer wachten..

bewegende illustratie die wachtlijsten uitbeeldt

Wachten wachten wachten

3 minuten zijn zo voorbij als je koffie drinkt met een vriend of vriendin. Maar ze duren lang als je op de bus wacht. Laat staan 3 weken. Of 3 maanden.

Zorgorganisaties en hulpverleners doen hun uiterste best om wachttijden te verkorten. Maar we komen er niet onderuit dat mensen moeten wachten op hulp. Of de wachttijd nu plaatsvindt voor de intake of erna.

De digitale voordeur is vooral een proces

Als je je voordeur onder de loep neemt, kom je erachter dat er digitaal misschien nog wel winst te behalen is. Aan de ene kant in de ervaring van het wachten: die kan minder lang voelen als je in de tussentijd al aan de slag kan. Bijvoorbeeld met een welkomstmodule, of een dagboek, of iets anders dat jouw instelling aanbiedt.

Maar er is meer winst mogelijk: leg de loep over je processen, en bekijk waar je door digitale elementen in je voordeur in te passen werk kunt besparen en daarmee ook tijd kunt besparen. Want een digitale voordeur is niet per se een ‘product’ wat je gebruikt. Het is veel meer een proces wat je vormgeeft.

Dit hoef je trouwens niet alleen te doen.. Albertje, Eline en onze andere implementatiespecialisten kunnen hierbij helpen. Stuur ze gerust een berichtje. Of niet natuurlijk, als je het prima zelf kunt.

bewegende illustratie die uitbeeldt hoe een rij korter wordt

Hoe doen anderen het?

GGZ-instelling Mindfit werkt al jaren aan de cliëntreis, en dan met name de voordeur. “Wanneer je naar het ziekenhuis gaat, moet je allerlei vooronderzoeken doen, voor je bij de specialist aan tafel komt. Waarom is dit in de ggz niet zo?” Strategisch beleidsadvieur Sabine Jansen vertelt er meer over in deze casus over Mindfit.

Bij een digitale kliniek is een digitale voordeur wel heel voor de hand liggend. GGZ-aanbieder De Hoop maakte deze combinatie dan ook, als onderdeel van het 'online behandelbuffet'.

Richt je eigen digitale voordeur in!

En dat hoef je niet alleen te doen. Ons team van implementatiebegeleiders denkt met je mee en helpt je starten. Het enige wat je hoeft te doen is contact met ons opnemen

Kickstart je cliëntreis met een digitale voordeur.