Meer uit digitalisering halen? Wwiser helpt je verder dan ‘we hebben een platform’

Albertje Breitsma en Nanette Stevens

Jarenlang implementeerden zij het Minddistrict-platform bij organisaties en ze zagen steeds hetzelfde: de techniek stond, maar het gebruik bleef achter. Terwijl er veel meer mogelijk was. Daarom bedachten ze Wwiser: een implementatiedienst die verder gaat dan ‘uitrollen’. “Wij helpen organisaties ontdekken wat digitalisering hen kan opleveren,” zegt Nanette. “En we zorgen dat het vervolgens ook echt werkt in de praktijk.”

Wwiser staat voor Worth-While Implementation Services. De dienst richt zich op wat er na implementatie van het platform zelf nodig is: doelen helder krijgen, knelpunten oplossen en teams helpen digitalisering daadwerkelijk te gebruiken. Niet door extra techniek toe te voegen, maar door verbetering van processen, gedrag en werkwijze.

'Als teams hun werkwijze niet aanpassen, blijft een tool iets dat op het bestaande proces wordt geplakt, in plaats van dat het echt onderdeel wordt van het geheel.'

“Veel organisaties zagen ons vooral als de partij die het platform neerzette,” vertelt Nanette. “Maar digitaal werken gaat over veel meer dan techniek. Als teams hun werkwijze niet aanpassen, blijft een tool iets dat op het bestaande proces wordt geplakt, in plaats van dat het echt onderdeel wordt van het geheel.”

Tijd voor een bredere aanpak

Veel organisaties willen een stap verder: geen losse pilots meer, maar digitalisering die de dagelijkse zorg passend ondersteunt. Met de toenemende werkdruk en wachtlijsten wordt die wens alleen maar sterker. “Je merkt dat organisaties digitalisering nu serieus oppakken,” zegt Breitsma. “De tijd van proberen is voorbij. Teams willen weten: hoe halen we er meer uit? En hoe doen we dat op een manier die werkt voor iedereen?”

Digitalisering echt laten werken draait vooral om mensen: om werkwijze, cultuur en gedrag. Niet om knoppen. Daarom richt Wwiser zich op die menselijke laag. Want daar vindt verandering daadwerkelijk plaats. “Onze gesprekken zijn nu veel praktischer,” vertelt Albertje. “Niet: ‘hier is het platform’, maar: wat wil je bereiken, wat staat in de weg en hoe zorg je dat teams ermee kunnen werken?”

'Niet: ‘hier is het platform’, maar: wat wil je bereiken, wat staat in de weg en hoe zorg je dat teams ermee kunnen werken?'

Veel organisaties herkenden direct de waarde van Wwiser: ze hadden digitale tools, maar gebruikten ze niet optimaal. Dan is opschalen lastig. En het terugdringen van wachtlijsten al helemaal. “Teams willen digitaal werken, maar lopen vast,” zegt Nanette. “Ze zoeken iemand die helpt doorpakken. Wwiser sluit daar goed bij aan.”

De klik

Een organisatie waar Wwiser direct aansloeg, is het Zeeuwse Emergis. De druk op de zorg is daar hoog door wachtlijsten, personeelstekorten en de geografische ligging. Digitalisering speelt er daarom een belangrijke rol in het toegankelijk houden van zorg.

“Bij Emergis zagen ze al snel dat je voor optimaal digitaal werken meer nodig hebt dan techniek,” vertelt Albertje. “Ze besloten het roer echt om te gooien en digitalisering structureel onderdeel te maken van hun werkwijze.” De samenwerking tussen Emergis en Wwiser laat goed zien hoe digitaal werken tot grote successen kan leiden.

Case: Wwiser en Emergis

Emergis is een brede organisatie voor mentale gezondheid en welzijn in Zeeland. Door dubbele vergrijzing en personeelstekorten staat de regionale ggz extra onder druk. Met het programma Enter werkt Emergis aan toekomstbestendige zorg: uitgangspunt is ‘digitaal, tenzij’.

Enter bestaat uit twee delen:

• Start @ctief: cliënten bereiden zich zelfstandig voor via een ehealthmodule.
• Behandeling: afhankelijk van de behoefte van de cliënt wordt ehealth en Virtual Reality ingezet. Ook medewerkers worden ondersteund met een vernieuwde digitale werkomgeving.

“We werken al langer samen met Minddistrict,” vertelt Renske van Dorssen, projectleider bij Emergis. “Samen verkennen we hoe we de zorg digitaler en toegankelijker kunnen maken. Wwiser helpt ons nu bij de opschaling van Enter naar het bredere ambulante aanbod.”

Renske van Dorssen

Intensieve samenwerking

“Onze samenwerking met Minddistrict is de afgelopen jaren steeds hechter geworden,” vertelt Renske. “Toen we onderzochten hoe we onze ‘voordeur’ digitaler konden maken, dachten zij vanaf dag één actief mee. Samen met Minddistrict en partners binnen het Gx-verband verkenden we welke aanpak bij Emergis zou werken.” Die samenwerking kreeg snel vorm. Emergis kon een module gebruiken die eerder door een andere instelling was ontwikkeld, en Minddistrict hielp mee om professionals te trainen in het effectief inzetten van digitale hulpmiddelen.

“Wat fijn is,” zegt Renske, “is dat Minddistrict verder kijkt dan onze eigen organisatie. Ze denken ook mee over hoe we in Zeeland platformen beter kunnen koppelen. Want daar ligt echte winst: pas als de regio als geheel digitaal sterker staat, merken cliënten het verschil.”

'Een van de grootste uitdagingen voor hulpverleners is dat de tijd ontbreekt om goed uit te zoeken welke module wanneer het beste past. Nu die duidelijkheid er wél is, kan digitaal behandelen echt de norm worden.'

Wwiser bestond destijds nog niet als aparte dienst. Inmiddels ondersteunt Wwiser Emergis bij de opschaling van Enter, over de hele breedte van digitale mogelijkheden. Enter wordt nu vooral ingezet bij monodisciplinaire zorgvragen, maar Renske werkt aan uitbreiding naar het volledige ambulante aanbod. “Wwiser heeft ons geholpen om een echte digitaliseringsslag te maken,” vertelt Van Dorssen. “We hebben onze zorgpaden nu in concrete modules beschreven. Waar dat kan, zetten we digitale varianten in. Wwiser heeft ons geholpen om die vertaalslag te maken.”

Op deze manier kunnen zorgprofessionals veel beter inschatten wanneer welke digitale module geschikt is, en welke combinaties mogelijk zijn. Bijvoorbeeld tussen Minddistrict en de VR-oplossingen van Emergis. “Een van de grootste uitdagingen voor hulpverleners is dat er veel mooie digitale tools beschikbaar zijn, maar dat de tijd ontbreekt om goed uit te zoeken welke module wanneer het beste past,” zegt Renske “Nu die duidelijkheid er wél is, kan digitaal behandelen echt de norm worden.”

Zo gaat het in de praktijk

Klinkt mooi, maar hoe ziet zo’n traject met Wwiser er in de praktijk uit? Albertje legt uit: “We starten altijd met een intake: waar staat de organisatie nu, en waar wil ze naartoe? En vooral: waar zit de grootste pijn tussen die twee punten? Vanuit dat inzicht maken we een aanpak op maat. Daarbij kijken we zowel op organisatieniveau als per team. Want uiteindelijk gebeurt het daar: one size does not fit all.”

Wwiser gebruikt verschillende tools om professionals te laten ervaren wat er allemaal mogelijk is met digitale zorg. Een voorbeeld is het e-heldenkaartspel: een laagdrempelige en speelse manier om te ontdekken hoe digitale toepassingen kunnen ondersteunen in de dagelijkse praktijk. “Juist door het spelenderwijs te benaderen, komen zorgprofessionals vaak tot nieuwe inzichten over wat er wél kan,” vertelt Albertje.

Ze vervolgt: “Een andere tool is de Werkdruk Wachtlijst Zorgkosten-tool (WWZ). Daarmee brengen we visueel in kaart hoe een andere aanpak, ondersteund door e-health, kan zorgen voor minder werkdruk, kortere wachtlijsten of lagere zorgkosten. Soms zijn kleine aanpassingen al genoeg om grote stappen te zetten. Daarnaast bieden we praktische trainingen, zoals digitale gespreksvoering. Die draaien niet om de techniek, maar om de manier van werken in blended zorgverlening.”

'We bekijken alles zowel op organisatieniveau als per team. Want uiteindelijk gebeurt het daar: one size does not fit all.'

Ook nadat een organisatie het gewenste niveau heeft bereikt, blijft Wwiser ondersteunen bij het inzichtelijk maken en monitoren van de doelstellingen. Albertje: “We kunnen, als een organisatie dat wil, nog langer de vinger aan de pols houden. Uiteindelijk willen we onszelf zo snel mogelijk overbodig maken, maar pas wanneer de cultuur- en gedragsverandering stevig staat.”

E-health als middel

“Implementatie draait uiteindelijk maar voor een klein deel om techniek, en vooral om cultuur- en gedragsverandering,” benadrukt Nanette. Zij en Albertje spreken inmiddels met een groeiend aantal organisaties dat helemaal geen gebruikmaakt van Minddistrict. “Daar staan we juist voor open. Het gaat niet om de specifieke toepassing, maar om de doelstellingen van de organisatie. Digitale tools zijn een middel om die te bereiken.”

'Ons werk is pas klaar wanneer ehealth breed gedragen wordt en écht helpt om werkdruk en wachtlijsten terug te dringen.'

Met Wwiser wil Minddistrict vooral bijdragen aan een structurele kwaliteitsverbetering van de zorg in het hele land. “Ons werk is pas klaar wanneer ehealth breed gedragen wordt en écht helpt om werkdruk en wachtlijsten terug te dringen.”

Meer weten?

Lees hier meer over Wwiser of stuur ons gerust een bericht.