Minddistrict

Nieuws & Blogs

Welkomstmodule ondersteunt cliënt direct na aanmelding

welkomstmodule

Stel, je hebt je aangemeld bij een zorginstelling. Of je bent doorverwezen door de huisarts. Hoe kom je dan aan informatie over de instelling? Hoe weet je wat je te wachten staat? En hoe bereid je je daarop voor?

Als zorginstelling krijg je dagelijks nieuwe aanmeldingen van cliënten binnen. Cliënten weten na aanmelding vaak nog niet precies wat jij als instelling doet of hoe de volgende stap eruit ziet. Ook kan het even duren voordat ze hun eerste afspraak hebben. Het goed informeren van nieuwe cliënten is daarom van belang.

‘Welkomstmodule is ‘zachte landing’ voor de cliënt’

Dat informeren kan met een welkomstmodule. In zo’n module krijgen cliënten informatie over wat de instelling doet en hoe de volgende stappen in het traject eruit zien. Ook geef je informatie over praktische zaken als bereikbaarheid van de instelling. Bovendien kun je de cliënt via vragen en oefeningen vast laten nadenken over zijn of haar doel. De cliënt kan zich voorbereiden op het eerste contact met de zorgverlener. Zo heet je je cliënt welkom bij de instelling en overbrug je de wachttijd. En de cliënt maakt tegelijkertijd kennis met ehealth.

‘De welkomstmodule is een ‘zachte landing’ voor de cliënt,’ vertelt Jeanette Ploeger, senior klantmanager bij Minddistrict. 'Het idee voor een welkomstmodule ontstond twee jaar terug. Ik was bij GGzE en we vroegen ons af hoe we cliënten zo'n 'zachte landing' in de instelling konden geven. Al denkend kwamen we uit bij een module. De welkomstmodule die na dat gesprek ontwikkeld is zet GGzE nu in bij elke cliënt, met goed resultaat. Vandaar dat we die kennis willen delen.'

1. Informatie

‘Het effect van de welkomstmodule is 3-ledig,’ beschrijft Ploeger. ‘Ten eerste heb je het informatie-aspect. Dat is voor cliënten heel belangrijk, maar voor instellingen net zo goed. Die twee kennen elkaar nog niet. Daarom wil je als instelling je cliënten goed informeren. En als cliënt wil je de instelling leren kennen, weten waar je aan toe bent. Anders blijft het vervolg onzeker voelen.’

Albertje Breitsma, eveneens klantmanager bij Minddistrict, haakt hierop in: ‘Informeren deed je vroeger met folders, maar dat is echt uit de tijd.’ Techniek kan deze functie volgens haar veel beter vervullen. 'Een folder is erg éénrichtingsverkeer: de folder zendt, de lezer ontvangt. Door informatie via bijvoorbeeld de welkomstmodule te geven, maak je die veel interactiever en activerend. Je kunt een filmpje van de instelling en medewerkers laten zien, een ervaringsverhaal van een andere cliënt toevoegen, of vragen stellen. Die activerende werking lijkt mij een groot voordeel.’

2. Wachttijd

‘Ten tweede heb je het wachttijdaspect,’ gaat Ploeger verder. ‘Er zitten vaak meerdere weken tussen het moment van aanmelden bij de instelling en het eerste contact met een zorgverlener. Dan is het prettig als je die periode overbrugt. Cliënten geven aan zich op deze manier serieus genomen te voelen door de zorginstelling. Dat is waardevol.’

3. Kennismaking

‘Ten slotte is daar nog het kennismakingsaspect. Voor zorgverleners is ehealth inmiddels een bekend fenomeen. Maar veel cliënten horen pas voor het eerst van ehealth wanneer de zorgverlener bespreekt welke rol ehealth zal spelen in de behandeling. Een welkomstmodule is een laagdrempelige manier om kennis te maken met ehealth. De nieuwigheid is er dan vanaf en de inzet van het platform in het vervolgtraject is een logische volgende stap.’ Ploeger ziet dit ook als een voordeel voor de instelling. ‘Die kennismaking ondersteunt namelijk ook de implementatie. Online is op deze manier ook in de zorg de gewoonste zaak van de wereld.’

Het effect van deze drie bij elkaar opgeteld is die zachte landing, meent Ploeger. ‘Je krijgt dan eigenlijk een heel natuurlijk proces.’

Doe het zelf

Minddistrict heeft een template ontwikkeld waarmee het mogelijk wordt om zelf de inhoud van een welkomstmodule samen te stellen. Daniëlle Revers, interventieontwikkelaar en klantmanager bij Minddistrict, heeft dit template helpen ontwikkelen. ‘Voorheen ontwikkelden wij de module voor de instelling,’ vertelt ze. ‘Maar organisaties hebben natuurlijk alle informatie die in een welkomstmodule moet staan gewoon in huis. De vraag is alleen: hoe maak je daar een goede module van? Dit template neemt je stap voor stap mee door alle onderdelen die een goede welkomstmodule in zich heeft. Het is dus een soort doe het zelf-module. Wij ontwikkelen alleen het technische gedeelte.’

Ook een welkomstmodule?

Zou je ook een welkomstmodule willen aanbieden aan cliënten? Vraag dan vrijblijvend het template op, en wij sturen het naar je toe.

Kies een taal

Om onze website gebruiksvriendelijker en persoonlijker te maken, gebruiken wij cookies. Bezoek je onze website, dan ga je akkoord met deze cookies.